Definisi Zoom Meeting dan Cara Menggunakannya

Updated on April 20, 2020

Definisi Zoom Meeting dan Cara Menggunakannya | Warung Komputer

Istilah “video conference” mungkin sudah tak asing lagi di telingamu. Ya, saat ini, berbagai instansi yang terpaksa melakukan kegiatan mereka dari rumah seringkali menggunakan video conference untuk tetap terhubung dengan rekan atau anggota lain. Ada berbagai media yang digunakan untuk melaksanakan meeting atau video conference, salah satunya adalah Zoom Meeting.

Mungkin kamu sudah mulai merasakan bahwa Work from Home alias WFH tak lagi menjadi kebiasaan, melainkan sudah menjadi budaya bagi mereka. Meski tak semua orang dapat merasakan WFH akibat dampak COVID-19, namun setidaknya sejak 12 April 2020 lebih dari 3,7 ribu perusahaan di Ibukota menerapkan WFH.

Lantas, apa sih Zoom Meeting yang sering digunakan oleh perusahaan untuk tetap memonitor karyawan mereka saat melakukan WFH? Simak artikelnya berikut ini.

Definisi Zoom Meeting dan Cara Menggunakannya

Definisi Aplikasi Zoom Meeting

Zoom adalah aplikasi buatan miliarder, Eric Yuan, yang dirilis pada Januari 2013. Selain aplikasi, Zoom juga dapat diakses melalui website, baik untuk OS Mac, Windows, Linux, iOS, dan Android. Ketika mendaftarkan diri, kamu berada di jenis akun Basic yang memiliki beberapa keuntungan, seperti:

Dapat melakukan meeting hingga 100 partisipan
Gratis 40 menit video conference untuk rapat kelompok, kamu dapat mengulang lagi jika durasi sudah habis
Kualitas suara dan gambar HD
Screen-sharing
Akses ke virtual background
Menjadwalkan hingga merekam keseluruhan meeting
Membagi partisipan menjadi beberapa “ruangan” dengan fitur Breakout Rooms

Jika kamu membutuhkan ruang rapat virtual untuk lebih dari 40 menit atau lebih dari 100 partisipan, kamu bisa menggunakan akun Pro, Business, atau Enterprise dengan harga mulai dari US$14,99 atau sekitar Rp200 ribuan per bulan.

Cara Mendaftar Zoom Meeting

Agar dapat menggunakan Zoom, kamu hanya perlu mendaftarkan diri secara gratis, baik melalui aplikasi di HP atau website, berikut caranya:

Buka aplikasi Zoom, lalu klik Sign Up.
Masukkan alamat email, nama depan, dan nama belakang yang ingin kamu tampilkan bagi pengguna lain. Jangan lupa untuk mencentang persetujuan Terms of Service. Setelah itu, klik Sign Up.
Zoom akan mengirimkan email ke alamat email yang kamu gunakan.
Klik “Activate Account” di email yang masuk dari Zoom.
Lalu kamu akan diminta untuk menentukan password untuk akun Zoom milikmu. Selesai.
Jika sudah punya akun, kamu bisa memilih Sign In, lalu memasukkan email dan password yang kamu gunakan untuk mendaftar Zoom Meeting.

Mengakses Zoom Meeting melalui HP Memiliki kekurangan, tak hanya kendala pada layar yang kecil. namun, juga mempunyai kekurangan lain, misalnya kamu tak bisa mengganti foto profil. Ya, penggantian foto profil dan mengedit nama yang hanya terdiri dari satu kata hanya bisa dilakukan mealui laptop/komputer.

Jika kamu menggunakan laptop/komputer, pastikan juga kamu menginstal aplikasi Zoomnnya terlebih dahulu, ya. Sebab, ada sedikit perbedaan ketika menggunakan Zoom di browser dengan aplikasi, yaitu kamu bisa mengubah tampilan virtual background melalui aplikasi. Mengapa hal ini penting?

Jika ruangan yang kamu gunakan sedang dalam keadaan berantakan atau kurang pantas ditampilkan saat meeting, kamu bisa mengubah latar ruangan menjadi gambar yang bisa kamu pilih sendiri. Aplikasi Zoom menyediakan tiga background default yang bisa kamu pakai, tapi kamu juga bisa menyertakan gambar lain dengan rasio 16:9 dengan maksimal ukuran 5 MB.

Zoom Meeting

Agar tidak bingung, kamu harus tau bahwa ada beberapa layanan yang ditawarkan oleh Zoom, yaitu:

Zoom Meeting
Zoom Webinar
Zoom Room
Zoom Phone dan Chats
Aplikasi Marketplace

Namun, untuk melakukan video conference bersama rekan atau karyawan kantor, perusahaan lebih sering menggunakan Zoom Meeting. Sebab, sama seperti layanan Zoom lainnya, Zoom Meeting dapat diakses dari mana pun. Selain itu, kelengkapan fitur yang disediakan Zoom Meeting juga sudah cukup memadai untuk melakukan diskusi atau rapat secara online.

Nah, jangan sampai kamu salah membedakan, Zoom Meeting berbeda dengan Zoom Room, ya. Jika di Zoom Meeting kamu hanya memerlukan laptop dengan kamera dan mikrofon, Zoom Room memerlukan alat yang lebih lengkap lagi. Pasalnya, Zoom Room ditujukan untuk melakukan rapat yang memerlukan baik video call maupun tatap muka sehingga kamu memerlukan alat tertentu untuk menggunakan Zoom Room. Sederhananya, Zoom Room dapat mengubah rapat dari dua ruangan berbeda seakan-akan berada di satu ruangan yang sama.

zoom meeting room

Cara Menggunakan Zoom Meeting

Setelah mengetahui perbedaan Zoom Meeting dengan layanan lainnya, mari ketahui cara mengakses layanan yang satu ini.

Kamera, baik yang sudah tertanam di perangkat pintar atau webcam terpisah. Biasanya, komputer, laptop, atau HP modern sudah mempunyai kamera yang cukup mumpuni untuk mengakses Zoom.
Mikrofon atau mic. Sama seperti kamera, biasanya mic juga sudah tertanam di perangkat pintar. Kamu bisa mengetes suaramu melalui pengaturan audio di aplikasi. Jika output dan input suara bermasalah, sebaiknya kamu menggunakan mic atau headset terpisah.
Koneksi internet. Tentu saja, untuk menghubungkanmu dengan rekan kerja melalui video call, kamu memerlukan koneksi internet yang cepat dan stabil.
Aplikasi Zoom. Baik di HP, laptop, atau komputer, sebaiknya kamu menginstal aplikasi Zoom ketimbang mengaksesnya melalui browser.

Jika kamu adalah Host yang berperan untuk membuat ruang di Zoom Meeting, sebaiknya kamu menggunakan laptop atau komputer karena lebih mudah digunakan. Setelah itu, ikuti langkah-langkah berikut:

Buka aplikasi Zoom, lalu klik “Start” seperti pada gambar.
Klik “Invite Others”. Kamu bisa mengundang peserta melalui email atau menyalin link yang tertera.
Tunggu hingga semua peserta masuk ke ruang meeting. Jika diperlukan, kunci ruang meeting dengan memberi tanda centang pada pilihan “Lock Meeting” di menu Security seperti pada gambar.
Jika perlu, kamu juga bisa merekam meeting yang sedang berlangsung dengan mengklik menu Record seperti pada gambar. Nantinya, data yang terekam akan diubah menjadi format .mp4.
Mengingat kamu adalah Host, jika meeting telah berakhir, kamu bisa memilih untuk mengakhiri meeting untuk semua atau meninggalkan meeting dengan mengklik “End Meeting” di sebelah kanan bawah. Lalu pilih sesuai kebutuhanmu.
Jangan lupa untuk selalu memperbarui aplikasi Zoom Meeting agar kamu terhindar dari virus atau hacking, ya!