Seiring kemajuan teknologi, mencetak dokumen menggunakan printer kini terasa mudah dan menyenangkan. Namun tetap saja, kita sering kali menghadapi masalah printer yang mengganggu. Berikut adalah tiga masalah klasik printer dan cara mencegahnya.
1. Printer tidak Mencetak
Sudah berkali-kali menekan tombol Print, namun printer tetap tidak mencetak apa-apa. Kenapa ya?
Untuk masalah ini, Anda harus mengecek sumber masalahnya. Pertama, apakah koneksi antara komputer dan printer sudah sambung dengan benar? Jika koneksi sudah benar, masalahnya kemungkinan besar berada di sisi software.
Untuk mengatasi masalah software, pastikan pastikan driver printer tidak ada masalah. Klik Control Panel dan klik View Devices and Printers. Jika printer Anda tidak daftar di sana, berarti driver tidak terpasang dengan benar. Jika itu masalahnya, unduh river yang tepat dari situs pembuat printer anda.
Jika printer terdaftar, coba lakukan Print Test. Caranya klik kanan icon printer Anda, dan pilih Properties. Di jendela Properties, klik Print Test. Jika halaman Print Test bisa tercetak, berarti masalahnya ada pada setting dokumen Anda. Pastikan Anda memilih printer beserta ukuran kertas yang sesuai.
Hal lain yang perlu dicek adalah antrian dokumen yang akan dicetak. Sering kali, ketika gagal mencetak, kita tinggalkan oroses pencetakan tersebut tanpa menyadari dokumen yang telah dikirim masih tertahan di memori printer. Ketika dokumen tersebut belum tercetak, dokumen baru juga tidak akan tercetak.
Anda bisa mengecek antrian dokumen dengan mengklik icon printer di taskbar yang akan menampilkan deretan dokumen yang akan dicetak. Hapus dokumen yang Anda tidak perlukan, sehingga hanya dokumen terakhir saja yang akan
2. Kertas Tersangkut
Kertas yang tersangkut boleh dibilang masalah klasik saat melakukan pencetakan. Penyebabnya bisa banyak hal, seperti masalah mekanis sampai ketidaktepatan dalam mengoperasikan printer.
Untuk menghindarinya, pastikan Anda telah mengikuti prosedur pencetakan dengan benar. Contohnya pastikan jumlah kertas di dalam tray tidak berlebihan (overload). Pastikan pula bobot kertas yang digunakan berada dalam rentang yang didukung printer. Jika printer tidak mendukung kertas yang tebal, mencetak menggunakan kertas karton akan berpotensi menyebabkan kertas tersangkut.
Kertas yang sudah lama tersimpan juga berpotensi menyebabkan kasus ini. Pasalnya kertas lama cenderung lembab sehingga lengket satu sama lain. Ketika printer menarik kertas tersebut untuk dicetak, bisa jadi kertas yang ditarik akan lebih dari satu lembar sehingga membuat sesak jalur kertas di dalam printer. Karena itu, ketika menggunakan kertas yang lama, pastikan tiap lembar mudah dipisahkan dengan kertas lainnya.
Jika kemudian tetap ada kertas yang tersangkut, buka cap atau penutup (yang biasanya berada di bagian belakang) dan tarik kertasnya pelan-pelan. Pastikan tidak ada kertas yang tersobek dan tertinggal di dalam printer. Kalau perlu, gunakan senter atau alat penerang lainnya. Hal ini penting karena sobekan kertas yang tertinggal bisa menyebabkan hasil cetak berikutnya tersangkut lagi.
3. Dokumen Hasil Cetak Hilang
Dalam lingkungan kantor, sebuah printer seringkali digunakan secara bersamaan. Cara ini mendorong efisiensi penggunaan printer, namun juga berpotensi membingungkan kepemilikan dokumen. Sebuah dokumen yang dicetak karyawan A bisa jadi diambil karyawan B karena memiliki kemiripan. Padahal bukan tidak mungkin dokumen karyawan A tersebut mengandung informasi rahasia.
Untuk mengatasi hal tersebut, ada baiknya Anda memastikan printer yang digunakan kantor Anda memiliki fasilitas Secure Print. Fasilitas ini membuat dokumen hanya dicetak ketika pengguna memasukkan kode atau PIN yang unik. Jadi ketika pengguna memencet tombol Print di komputernya, dokumen itu tidak langsung tercetak dan hanya tersimpan di memori printer. Baru ketika karyawan tersebut menghampiri printer dan memasukkan PIN-nya, dokumen tersebut akan tercetak. Cara ini menjamin kerahasiaan dan kepemilikan dokumen dalam sebuah lingkungan kerja menjadi terjaga.
Sumber :
Tabloid Info Komputer Mei 2016
